Gestione del tempo e scadenze.

 

Se il proprio treno è in ritardo, la coincidenza partirà in perfetto orario

Legge dei treni, dalle applicazioni della legge di Murphy

 

Chi di voi è un uomo o una donna “dell’ultimo momento”, che onora le scadenze proprio alla fine, all’ultimo istante? Cosa succede quando alle azioni dell’ultimo minuto si aggiungono gli imprevisti dell’ultimo minuto? Quali strategie di gestione del tempo potreste usare?

 

“Ultimo-momentismo” + imprevisto = problemi.

Se capita un imprevisto nell’ultimo minuto utile per rispettare una scadenza, potrei non riuscire ad onorarla. Ciò può comportare un’ammenda, una sanzione, la cessazione della possibilità di esercitare un diritto. O peggio può portare via del tempo non facendoci onorare una scadenza successiva, facendo slittare pure quella con danni aggiuntivi. Senza contare il differente stato emotivo di chi onora una scadenza prima del tempo il quale può essere sbrigativo, magari, ma non frettoloso, rispetto a chi corre disperatamente in lotta contro il tempo agitato ed ansimante. Una volta in prossimità del fatidico ultimo momento la nostra attenzione e le nostre emozioni non ci permetteranno probabilmente di svolgere un lavoro accurato e preciso come vorremmo, aumentando il rischio di compiere errori o imperfezioni.

 

La lista delle “cose da fare” funziona?

Normalmente pensiamo alla gestione del tempo come al modo di elencare in agenda le azioni da compiere. Questo è corretto.

Ma possiamo gestire in maniera più strategica il nostro tempo dando un ordine di priorità agli impegni. In questo modo se avessimo qualche problema o ritardo su una voce della nostra lista, le voci non onorate per mancanza di tempo sarebbero probabilmente le ultime, meno prioritarie, con probabili costi minori rispetto alla mancata inadempienza delle prime.

 

Dalle cose da fare ai risultati da ottenere.

Il modo in cui organizzo mentalmente le cose da fare o con cui classifico gli impegni potrebbe essere efficace o meno per la produttività. Un conto è fare una lista delle cose da fare. Un altro è fare una lista delle cose da ottenere come risultati, che può portarmi ad individuare una lista di azioni maggiormente finalizzate agli obiettivi più importanti.

 

Dalla scadenza puntiforme alla scadenza allargata.

Spesso immaginiamo la scadenza come un punto nel calendario relativo al giorno ultimo per onorare un impegno, come ad esempio il 15 marzo. Ma potremmo anche allargare quella scadenza “puntiforme” in una scadenza “lineare”, che comincia il 5 marzo e finisce il 15 marzo, con giorno intermedio il 10 marzo. Allora potremmo riclassificare la scadenza del 10 marzo come giorno ultimo, e il 5 come scadenza effettiva. Se il 5 marzo per scrupolo volessimo perfezionare quel lavoro, avremmo ancora qualche giorno, fino ad arrivare al massimo al 10. A questo punto, se il 10 capitasse un imprevisto, avrei ancora qualche giorno di tempo per farvi fronte.

 

Queste sono alcune strategie per gestire il tempo e le scadenze efficacemente. Se ne conoscete o usate altre che vi fa piacere condividere, postatele!

G.I.